Automatyzacja procesów biznesowych – czym jest i jak do niej podejść?

Zacznijmy od tego, że wraz z rozwojem wszystko ulega automatyzacji. Podczas rewolucji przemysłowej wprowadzone zostały maszyny parowe, nieco później w XX wieku nastąpiła era produkcji masowej, która zrewolucjonizowało produkcję, pozwalając na szybsze i tańsze wytwarzanie towarów.

Obecnie cyfryzacja i automatyzacja pozwala na unowocześnienie nie tylko produkcji, ale również powtarzalnych procesów biznesowych, które zajmują najcenniejszą walutę – czas. Warto się z nią zaprzyjaźnić, tym bardziej, że wkraczamy już w nową erę – sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.

Szereg czynności możliwych do zagospodarowania zarówno w sektorze B2B jak i B2C jest ogromny. Możesz zautomatyzować:

• Zarządzanie danymi klientów – Automatyzacja za pomocą systemów CRM do zarządzania informacjami o klientach, ich historią zakupów, interakcjami,
• Zarządzanie zasobami ludzkimi – Automatyzacja procesów HR, takich jak rekrutacja, onboarding, zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami, a także monitorowania wydajności pracowników.
• Księgowość i finanse – Automatyczne systemy księgowe i finansowe do zarządzania fakturami, płatnościami, rozliczeniami podatkowymi i raportowaniem finansowym,
• Marketing i sprzedaż – Automatyzacja kampanii marketingowych, personalizacji ofert, segmentacji klientów,
• Obsługa klienta – Chatboty i systemy zarządzania zgłoszeniami do automatycznego udzielania odpowiedzi na pytania klientów, zarządzania zgłoszeniami serwisowymi i zapewniania wsparcia,
• Cyberbezpieczeństwo – Automatyczne systemy do monitorowania bezpieczeństwa sieci, wykrywania zagrożeń i reagowania na incydenty bezpieczeństwa,
• Analiza danych i raportowanie – Narzędzia do automatycznego zbierania danych, ich analizy i generowania raportów, co pomaga w podejmowaniu decyzji opartych na danych,
• Zarządzanie dokumentami – Systemy do zarządzania dokumentami (DMS) do automatycznego archiwizowania, indeksowania i wyszukiwania dokumentów.

Jest to oczywiście kropla w morzu tego co można osiągnąć. Obecnie na rynku istnieje na tyle dużo narzędzi, że zaryzykuję stwierdzeniem, że w przestrzeni cyfrowej jesteś w stanie zautomatyzować wszystko co jest powtarzalną czynnością.

Pierwszym krokiem jest analiza. Musimy rozpoznać które procesy nadają się do automatyzacji, a które są jedynie naszym wymysłem i nie wniosą proporcjonalnej wartości do włożonej pracy.

Przy automatyzacji zachowaj następujący schemat:

Analiza – Jak identyfikować procesy kwalifikujące się do automatyzacji

Rozpoznanie, które procesy biznesowe nadają się do automatyzacji, jest kluczowym krokiem na drodze do zwiększenia efektywności organizacyjnej. Oto jak można podejść do tej identyfikacji:

1. Powtarzalność – Szukaj procesów, które są wykonywane regularnie i wymagają powtarzalnych czynności,
2. Błędy ludzkie – Zadania, w których często dochodzi do błędów ludzkich, mogą zostać zautomatyzowane w celu zwiększenia dokładności,
3. Czasochłonne procesy – Procesy, które zabierają pracownikom dużo czasu i odciągają ich od bardziej wartościowych zadań, są idealnymi kandydatami do automatyzacji,
4. Integracja danych – Procesy wymagające ręcznego wprowadzania danych z jednego systemu do drugiego mogą zostać zautomatyzowane, aby zapewnić płynny przepływ informacji i zmniejszyć czas pracy.

Wykonanie – Zweryfikuj możliwości

Rozeznaj się w przestrzeni cyfrowej czy zadanie, które sobie postawiłeś jest możliwe do wykonania.

1. Narzędzia – Sprawdź czy istnieją programy, które posiadają otwarte API i rozwiązują założone problemy,
2. Automatyzacja – Wykonaj scenariusz automatyzacyjny.

Optymalizacja – Sprawdź co możesz poprawić

Aby dojść do doskonałości, potrzebujesz licznych zmian. Po zakończeniu fazy wykonawczej zweryfikuj:

1. Czy możesz zrobić to lepiej,
2. Czy możesz zrobić to szybciej,
3. Czy możesz zrobić to taniej.

W internecie znajdziesz szereg narzędzi, które pomogą Ci zautomatyzować procesy firmowe. Wyróżnię kilka rozwiązań, które pozwolą już teraz rozpocząć Twoją przygodę z automatyzacją.

• Automatyzacja Marketingu
  • HubSpot
  • Mailchimp
• Zarządzanie Projektami
  • Asana
  • Trello
  • Jira
• Zadania Biurowe i Administracyjne
  • Google Workspace
  • Microsoft 365
• Zarządzanie Relacjami z Klientami
  • Salesforce
  • Pipedrive
• Zarządzanie Automatyzacją
  • Make
  • Zapier

Jeśli masz już proces, który chcesz zautomatyzować potrzebujesz narzędzia, które złączy wykonane operacje. Ja nazywam to po prostu “spinaczem”. Na rynku istnieje kilka rozwiązań, ale moim zdaniem najlepszy jest Make oraz Zapier. Polecam Wam jednak skorzystanie z Make ze względu na to, że oferuje więcej możliwości w darmowym pakiecie. Jedyne koszty, które musicie ponieść to te jeśli przekroczysz określoną liczbę operacji.

Jak wygląda Make

W Make tworzymy tzw. Blueprinty. Każde kółko, które widzisz poniżej wykonuje jakąś operację. W tym przypadku mamy następujący przebieg:

1. Oczekiwanie na płatność Stripe
2. Wystawienie faktury
3. Wysłanie faktury
4. Zapis do newslettera

Jak widzisz automatyzacja procesów biznesowych jest kluczowa dla zwiększenia efektywności i oszczędzania czasu w organizacjach. Wykorzystanie narzędzi automatyzacji pozwala firmom na lepsze zarządzanie danymi, poprawę komunikacji i efektywniejsze wykorzystanie zasobów.. Warto iść z duchem czasu i być o krok przed konkurencją.